7 mẹo tuyệt vời cho Microsoft Outlook 2010


Một số mẹo, kinh nghiệm sử dụng Microsoft Outlook đặc biệt là Outlook 2010 chia sẽ cùng mọi người.

Có một số mẹo dưới đây áp dụng được cho Outlook 2003 và 2007

setup-default-account-cai-dat-amail-mac-dinh-00

1. Định tài khoản mặc định để gởi mail

Khi bạn có nhiều hơn một địa chỉ email trong Outlook thì việc định một tài khoản thường dùng làm mặc định gởi mail là cần thiết.

Việc này giúp bạn không bị nhầm lẫn khi gởi mail hoặc quên chọn địa chỉ người gởi.

setup-default-account-cai-dat-amail-mac-dinh-01

setup-default-account-cai-dat-amail-mac-dinh-02

Các bước làm như sau:

Vào menu File –> Account Setting  –> Account Setting

Sauk hi setup email mặc định, thì các mail được gởi ra từ outlook sẽ mang địa chỉ người gởi là email mà bạn đã setup lúc nãy.

2. Chọn Email để gởi.

setup-default-account-cai-dat-amail-mac-dinh-03

Nếu muốn thay đổi địa chỉ người gởi trong một vài mail cụ thể mà không thay đổi email mặc định, chúng ta làm như sau:

–          Trong cửa sổ soạn mail, bạn click vào From, rồi chọn địa chỉ email sẽ gởi đi.

Sauk hi chọn như thế, email người gởi sẽ thay đổi chỉ trong mail này, các email sau đó, địa chỉ người gởi vẫn là địa chỉ đã mặc định ở trên.

3. Gởi  mail cho nhiều người bằng CC (Carbon Copy).

Để gởi mail cho nhiều người trong cửa sổ soạn thảo các bạn điền vào dòng To địa chỉ email muốn gởi, các địa chỉ email cách nhau bởi dấu chấm phẩy (;).

setup-default-account-cai-dat-amail-mac-dinh-04a

Tuy nhiên, trong trường hợp cần gởi mail mang tính chất trang trọng hoặc xác nhận thì chúng ta hay dùng Cc…(carbon copy), tức là một bản chính được gởi đến địa chỉ trong mục To, đồng thời một bản copy được gởi đến các địa chỉ trong Cc.

Khi gởi mail bằng Cc, chúng ta có một vấn đề là mọi người đều nhìn thấy địa chỉ email của nhau.

4. Gởi mail cho nhiều người bằng BCC (Blind Carbon Copy)

Để giải quyết vấn đề khi gởi mail bằng Cc, nghĩa là vì một lý do nào đó, bảo mật thông tin khách hàng chẳng hạn.

setup-default-account-cai-dat-amail-mac-dinh-05

Ví dụ, bạn cần mail cùng một nội dung cho nhiều khách hang khác nhau, nhưng bạn không muốn các khách hàng của bạn thấy được địa chỉ email của nhau, Bcc sẽ giúp chúng ta giải quyết vấn đề này.

Để sử dụng Bcc, bạn phải cho hiện nó lên, bằng cách sau:

–          Trong cửa sổ soạn thảo, chọn tab Options, chọn Bcc.

setup-default-account-cai-dat-amail-mac-dinh-04

–          Điền địa chỉ email của người nhận vào mục Bcc, mỗi email cách nhau bởi dấu chấm phẩy (;)

setup-default-account-cai-dat-amail-mac-dinh-04a

5. Báo cáo khi người nhận đọc mail hoặc xóa mail

setup-default-account-cai-dat-amail-mac-dinh-06

Cách làm như sau:

–          Trong cửa sổ chính của Outlook.

–          Chọn menu FileàOntions.

–          Trong của sổ Outlook Options vừa hiện ra chọn thẻ Mail.

–          Cuộn xuống phần Tracking, chọn các mục như trong hình.

setup-default-account-cai-dat-amail-mac-dinh-07

6. Định thời gian tự động nhận mail

Để nhận mail mới trong outlook, chúng ta phải nhấn Send/Receiv.

Đôi khi việc này cũng làm mất thời gian, hoặc chậm trễ trong việc cập nhật các mail mới, vì thế việc định thời gian tự động nhận mail là cách làm tốt nhất.

setup-default-account-cai-dat-amail-mac-dinh-08

setup-default-account-cai-dat-amail-mac-dinh-09

Chúng ta làm như sau:

–          Trong cửa sổ chính Outlook chọn File àOptions.

–          Trong cửa sổ Outlook Options chọn thẻ Advanced.

–          Trong phần Advanced cuộn xuống tìm mục Send and Receive rồi nhấn vào nút Send/Receive

–          Trong cửa sổ Send/Receive Groups check vào nút Schedule an automatic send/receive every rồi định khoảng thời gian thích hợp để nhận mail, ví dụ 1 phút.

7. Ẩn cửa sổ Outlook vào System Tray khi nhấn nút Minimize

Để hoạt động của Outlook được lien tục, chúng ta không nên tắt cửa sổ chương trình mà nên ẩn nó xuống khay hệ thống.

Khi đó mỗi phút chương trình sẽ tự động nhận mail, chúng ta sẽ không bị lỡ mất những email quan trọng.

setup-default-account-cai-dat-amail-mac-dinh-10

Cách làm như sau:

Click phải chuột vào biểu tượng Outlook dưới System Tray, chọn Hide when Minimized

Van Danh – saleBIT.com